Digitaal werken is tegenwoordig de norm. Om als bedrijf toekomstbestendig en wendbaar te zijn ontkom je er niet aan om documenten te digitaliseren. Alleen is dit niet zo makkelijk als overstappen van traditionele post op e-mail (en zelfs dit kan lastig zijn). Vaak wordt hierbij gebruik gemaakt van document management software. Digitaal documentbeheer zorgt ervoor dat je altijd en overal toegang hebt tot je papieren en digitale documenten, maakt het makkelijker om samen te werken, en is, mits goed uitgevoerd, ook veiliger.
Wat is digitaal documentbeheer?
We beginnen bij het begin: “wat is documentbeheer?”. Documentbeheer is het organiseren en beheren van de documentstromen binnen de organisatie. Oftewel, hoe krijg je de juiste documenten op de juiste plek, zonder veiligheidsrisico’s op te lopen. Dit laatste is erg belangrijk, want je wilt niet dat privacygevoelige en vertrouwelijke informatie bij de verkeerde plekken terecht komen. Digitaal documentbeheer doet dit volledig digitaal, meestal in de cloud.
De voordelen van digitaal documentbeheer
- Alles is opgeslagen op servers van computers, en dus geen fysiek archief wat doorzocht en bijgehouden moet worden.
- Alle documenten zijn centraal opgeslagen in de cloud. Hierdoor is het overal toegankelijk, zowel thuis als bij een klant.
- Het elimineert het arbeidsintensieve papieren documentbeheer en automatiseert bepaalde processen.
- Doordat papier vervangen wordt door digitale documenten ben je duurzamer bezig. Dé weg naar een groen kantoor.
Deze voordelen van digitaal documentbeheer zorgen ervoor dat samenwerken makkelijker is. Dit zorgt voor een betere werksfeer en meer efficiëntie, omdat je niet eindeloos naar de juiste papieren moet zoeken. Of erger, niet in de buurt bent van de papieren documenten. Covid-19 heeft wel laten zien dat het onwijs belangrijk is om thuis toegang te hebben tot de juiste documenten. Er is echter wel een grote uitdaging, beveiliging! De bestanden moeten natuurlijk niet toegankelijk zijn voor kwaadwillenden. Hierbij hebben we het niet alleen over mensen buiten de organisatie, maar ook intern. Wat nou als een gevoelig document bij de verkeerde persoon terechtkomt? Soms wil je dat sommige personen alleen de documenten kunnen lezen, maar niet bewerken of delen. Daarom is het belangrijk dat een digitaal documentbeheer goed wordt beveiligd.
Hoe kunt u uw digitale bestanden goed beveiligen?
Om er zeker van te zijn dat uw digitale documenten goed en veilig worden beheerd kan je gebruik maken van document management software, die zijn ervoor ontworpen om bestanden goed te beveiligen. Een voorbeeld hiervan is DocuWare. DocuWare automatiseert bedrijfsprocessen en workflows door documenten digitaal te beheren en te delen, ongeacht hun bestandsindeling of bron. Document management software als DocuWare beschikt over de meest innovatieve informatiebeveiliging, die continue wordt geüpdatet. Zo ben u altijd beveiligd tegen de nieuwste bedreigingen. Daarnaast is het belangrijk dat u digitale documentbeheer voldoet aan de algemene verordening gegevensbescherming (AVG). DocuWare is AVG-proof, waardoor je hier niet meer naar om hoeft te kijken.
De stappen naar digital documentbeheer
Veranderingsmanagement initiatieven falen meer dan 70% van de tijd. Dit laat zien dat het belangrijk is om bij veranderplannen samen te werken met een ervaren partij. Overstappen van papieren documenten naar digitaal documentbeheer val onder deze veranderingsmanagement initiatieven. Daarnaast is het digitaliseren van documenten niet hetzelfde als het simpel inscannen van een document. Het gaat veel verder en vergt veel expertise. Daarom is het belangrijk om onderzoek te doen naar een geschikte partij die kan helpen bij het opzetten en in gebruik nemen van document management software.
Hoe kunnen wij u helpen met documenten digitaliseren?
Duurzame Printers weet hoe lastig het is om volledig digitaal te werken. Door onze jarenlange ervaring hebben wij een gespecialiseerd team opgezet dat zich focust op digitaal documentbeheer. Wij zetten niet alleen digitaal documentbeheer op, maar helpen u ook bij het veranderingsinitiatief. Zo bent u verzekerd van succes!
Digitaliseer nu!
